Deze policy bevat de richtlijnen die SPARQ hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (in het kort 'AVG).

SPARQ BV, met maatschappelijke zetel te 8900 Ieper – Groenestraat 5B, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Ieper, afdeling Ieper, met BTW-nummer BE 1007.782.290, treedt op als verwerker van persoonsgegevens.

SPARQ vraagt u de privacy policy zorgvuldig te lezen, aangezien dit document essentiële informatie bevat over de verwerking van uw persoonsgegevens

1. “Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Een natuurlijke persoon wordt als identificeerbaar beschouwd als hij direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychologische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. 
2. “Verwerking”: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.
3. "Verwerkingsverantwoordelijke”: een natuurlijke of rechtspersoon die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
4. “Verwerker”: een natuurlijke of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke.
5. “Subverwerker”: de onderaannemer die door de Verwerker is aangesteld om namens de Verwerkingsverantwoordelijke een deel van de verwerking uit te voeren.
6. “Inbreuk in verband met persoonsgegevens”: een inbreuk op de beveiliging die resulteert in een accidentele of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of niet-geautoriseerde vrijgave van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens, ook bekend als een “datalek”;
7. “AVG”: De Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.

Hieronder volgt een overzicht van persoonsgegevens die worden verwerkt en de doeleinden waarvoor SPARQ deze verwerkt alsook de grondslag die SPARQ hiervoor hanteert.

Levering van diensten

In het kader van de dienstverlening door SPARQ worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Uw naam en voornaam
• Uw bedrijfsnaam of werkgever
• Uw werkadres
• Uw e-mailadres
• Uw telefoonnummer

Bovenstaande gegevens worden verwerkt via het contactformulier. We verzamelen alleen persoonlijke identificatiegegevens als u ons die vrijwillig meedeelt.

SPARQ rechtvaardigt de verwerking van persoonsgegevens in dit geval op grond van het gerechtvaardigde belang dat SPARQ heeft bij een goede en doeltreffende uitvoering van de overeenkomst.

Website

In het kader van de toegang tot en gebruik van onze website worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Uw IP adres
• Uw surfgedrag

SPARQ verwerkt bovenstaande gegevens om de inhoud en het functioneren van de website te optimaliseren, in overeenstemming met de behoeften van de bezoeker.

SPARQ rechtvaardigt deze verwerking van persoonsgegevens op grond van het gerechtvaardigd belang dat SPARQ heeft bij het aanbieden van een goed toegankelijke, begrijpelijke, passende, volledige en relevante website.

Meer info over het gebruik van onze website, vind je onder ‘Disclaimer’ en ‘Cookiebeleid’.

Nieuwsbrieven

In het kader van het versturen van nieuwsbrieven en reclamefolders worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Uw naam en voornaam
• Uw e-mailadres

Bovenstaande gegevens worden verwerkt om onze mails te personaliseren en om u te informeren over lopende vacatures, interessante projecten etc.

Statistieken

In het kader van het opstellen en analyseren van geanonimiseerde statistieken worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• De volgorde van pagina's die u op de website bezoekt
• Bezoekduur
• Via welk medium u de website hebt bezocht
• Browser-/systeeminformatie
• Locatieinformatie

Verwerking voor statistische doeleinden gebeurt op basis van gecodeerde gegevens, waaruit de identiteit van de betrokkene niet kan worden achterhaald.

De rechtsgrondslag waarop SPARQ deze verwerking rechtvaardigt, is het gerechtvaardigde belang van het bedrijf om haar diensten voortdurend aan evaluatie en verbetering te onderwerpen.

SPARQ verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verwerken voor andere dan de hierboven vermelde doeleinden, tenzij u SPARQ hiervoor voorafgaand uitdrukkelijk toestemming geeft. SPARQ garandeert dat je persoonsgegevens niet worden bewaard indien SPARQ deze niet langer nodig heeft voor de dienstverlening, of indien er geen wettelijke bewaarplicht meer op rust.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens aan SPARQ over te dragen. Wees er wel van bewust dat een weigering om bepaalde basisgegevens aan SPARQ te verstrekken tot gevolg kan hebben dat SPARQ u bepaalde diensten of informatie niet kan leveren.

Sollicitanten

Wanneer u solliciteert bij SPARQ, verzamelen en verwerken we een reeks persoonsgegevens, waaronder de volgende:

• uw naam, adres en contactgegevens, waaronder e-mailadres en telefoonnummer;
• uw afbeelding, indien opgenomen in uw professionele cv;
• gegevens over uw onderwijs- en beroepskwalificaties, vaardigheden, prestaties, ervaring en arbeidsverleden;
• buitenschoolse activiteiten, indien opgenomen in uw cv;
• informatie over uw huidige en gewenste beloningsniveaus (met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst);
• notities die voor, tijdens of na een sollicitatiegesprek worden gemaakt of testscores van testen, indien deze worden afgelegd;
• Andere relevante informatie met betrekking tot een specifieke vacature.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens tijdens het wervingsproces op verschillende manieren, hetzij rechtstreeks van u, via sollicitatieformulieren, uw cv, identiteitsdocumenten, via sollicitatiegesprekken of andere beoordelingsvormen, waaronder (online) tests, of van een derde partij zoals een arbeidsbemiddelings- of wervingsbureau. We verzamelen alleen informatie van andere externe partijen nadat we hebben besloten om een vacature te plaatsen en we laten weten dat we dat gaan doen.

Als uw sollicitatie niet wordt gehonoreerd, bewaren we uw gegevens in ons bestand tot zes (6) maanden na afloop van de betreffende wervingsprocedure. Aan het einde van deze periode, of zodra u uw toestemming intrekt, worden uw gegevens verwijderd of vernietigd. Wanneer u solliciteert, wordt u gevraagd of u ons toestemming geeft om uw gegevens te bewaren om al dan niet in aanmerking te komen voor andere functies in het kader van onze wervingsreserve.

Publieke gegevens

SPARQ kan ook publieke gegevens verwerken zoals gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap in de KBO. Dit kan ook gaan om gegeven die u zelf publiek heeft gemaakt, zoals informatie op uw website, LinkedIn en andere openbare sites. Dit geldt ook voor gegevens die algemeen bekend zijn in uw streek of in de pers zijn verschenen.

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor direct marketing doeleinden indien u SPARQ hiervoor expliciet toestemming geeft.

Indien u SPARQ  toestemming geeft om uw gegevens te gebruiken voor direct marketing doeleinden, dan worden deze gegevens verwerkt om u marketingmateriaal toe te zenden in elektronische vorm.

U kunt zich te allen tijde kosteloos verzetten tegen het gebruik van uw persoonlijke gegevens voor direct marketing. Stuur hiervoor een verzoek naar de HR Business Partner via het contactformulier of via contact@sparq.be.

Uw persoonsgegevens die door SPARQ worden verwerkt, worden voor een periode van 5 jaar bewaard.

Als betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, heb u een aantal rechten met betrekking tot de verwerkingen die SPARQ uitvoert.

Om deze rechten uit te oefenen, moet u contact met ons opnemen via het contactformulier.

SPARQ is verplicht om binnen een termijn van één maand op dit verzoek te reageren. U ontvangt alleen een antwoord binnen de gestelde termijn als u uw verzoek voor de uitoefening van uw rechten via de bovengenoemde procedure verstuurt.

U hebt de volgende rechten:

1)      Recht op inzage en toegang

U hebt het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens en het recht om te raadplegen hoe deze worden gebruikt via het contactformulier. U kunt te allen tijde een gratis kopie van uw beschikbare persoonsgegevens krijgen door hiertoe een verzoek in te dienen.

2)      Recht op verbetering, wissing en beperking

Met uitzondering van de persoonsgegevens die verwerkt moeten worden in het kader van opslag vanwege een wettelijke verplichting, kun u aangeven welke persoonsgegevens helemaal niet verwerkt mogen worden of alleen verwerkt mogen worden voor een beperkt aantal verwerkingen. Daarnaast kun u verzoeken om persoonsgegevens waarvan u niet wil dat ze geheel of gedeeltelijk worden verwerkt, te verwijderen. U kunt ook vragen om uw persoonlijke gegevens te verifiëren en, indien nodig, te verbeteren.

3)      Recht op bezwaar, geautomatiseerde besluiten en profiling

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als uw bezwaar is gebaseerd op ernstige en legitieme redenen. Als uw bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw persoonlijke gegevens voor direct marketing, hoeft u hiervoor geen redenen op te geven.

De verwerking van persoonsgegevens door SPARQ gebeurt niet op basis van geautomatiseerde besluiten; met andere woorden het gebeurt niet zonder menselijke tussenkomst.

SPARQ doet niet aan profiling op basis van de beschikbare persoonsgegevens.

4)     Recht om intrekking van de toestemming

Als de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op toestemming die u hebt gegeven, kun u deze toestemming te allen tijde intrekken.

5)      Recht op overdraagbaarheid

Onder de voorwaarden van de AVG heeft u het recht om uw persoonlijke gegevens in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm te verkrijgen. U kan SPARQ vragen om uw gegevens op deze manier over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

6)      Klachten

Indien u denkt dat uw rechten als betrokkene worden geschonden door of tijdens de verwerking van uw persoonsgegevens, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder voor gegevensbescherming (de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail:  commission@privacycommission.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35), zonder afbreuk te doen aan enige andere mogelijkheid om een rechterlijke toetsing in te stellen of een rechtsmiddel aan te wenden.

SPARQ verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of anderszins aan derden te verstrekken, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving SPARQ om uw persoonsgegevens over te dragen aan de bevoegde overheidsinstanties. Evenzo kan een gerechtelijk bevel SPARQ verplichten om persoonsgegevens te verstrekken aan personen die op grond van het bevel bevoegd zijn om de betreffende persoonsgegevens in te zien.

SPARQ maakt een uitzondering op haar geheimhoudingsverplichting in geval van een gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van de bedrijfsvoering. In dergelijke gevallen worden uw persoonsgegevens samen met de bedrijfsactiviteiten overgedragen aan de derde partijen die betrokken zijn bij de overdracht en bij de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaand aan de overdracht.

Voor zover mogelijk zal SPARQ je informeren over de doorgifte aan voornoemde derden.

SPARQ garandeert dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een passende, juiste en veilige manier plaatsvindt. Desgewenst wordt u op transparante wijze geïnformeerd over de verwerkingsprocedures en de technische en organisatorische maatregelen die zijn genomen om verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen.